Quais desses temas você mais curte? Vamos fazer uma seleção especial pra você!










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Tempo é o ativo mais precioso que temos. Mal piscamos os olhos e já estamos em fevereiro. Já se foi o primeiro mês do ano e a maior parte das pessoas nem sequer se deu conta do que fez nesse período. Além de valioso, tempo é um ativo que não pode ser recuperado. Tampouco pode ser recompensado ou revertido. São 24h em um dia ou 168 horas na semana. Não há como mudar essa contagem. Todos têm a mesma quantidade de horas no dia, na semana e no ano. Eis que surge uma pergunta: por que será que algumas pessoas são produtivas, alcançam os melhores resultados e têm mais sucesso em algumas atividades?

Você já parou para pensar por que algumas pessoas conseguem fazer tanta coisa e outras passam a vida justificando ou reclamando da “falta de tempo”? Tenho uma amiga que é uma verdadeira inspiração. Ela é médica cirurgiã, mãe,  triatleta e corredora amadora. Recentemente virou livre docente, é orientadora de um programa de pós graduação na Faculdade de Medicina da USP e já concluiu 2 vezes o campeonato mundial de Ironman. Muitos se perguntam: como ela consegue? E eu respondo: priorizando e tendo disciplina!

Não é possível mudar o medida do tempo. No entanto, está ao alcance de qualquer uma de nós gerir melhor a forma como utilizamos nossas 24h diárias. Muitos clientes, amigas e executivas que conheço trabalham mais de 50 horas por semana. Ainda assim elas encontram tempo para fazer coisas que gostam e curtir a família. Como? Elas priorizam. Elas sabem o que é realmente importante, o que é urgente e também o que não é. Elas sabem como dizer não em determinadas circunstâncias e sim para outras situações. Além disso, elas sabem como maximizar o tempo que possuem.

Dicas para ter mais produtividade no trabalho

Produtividade no trabalho

Refletindo sobre o uso do tempo e produtividade, resolvi compartilhar uma lista com dicas para otimizar o tempo e ser mais produtiva:

1. Monitore onde você gasta mais tempo

Faça isso por uma semana. Anote as suas atividades e o tempo despendido em cada uma delas. Muitas pessoas desconhecem completamente o que fazem de hora a hora e onde o dia se passa. O simples exercício de observar o que você está fazendo a cada hora pode ter um impacto significativo. Algumas amigas chegam a levar cerca de 15 minutos todas as manhãs tentando decidir o que usar no dia. Somente nessa atividade já são quase duas horas por semana. Outras passam quase uma hora por dia em uma sessão de leitura de notícias mesmo que a intenção fosse apenas “verificá-las rapidamente”. Recentemente  uma pesquisa da Gallup apontou que em média, as pessoas conferem as redes sociais 78 vezes ao dia. Isso é quase que tempo “perdido”. Acompanhe seu tempo e compreenda onde você está gastando suas horas diárias.

2. Entenda a diferença entre atividades vitais e opcionais

Entenda quais atividades são críticas para obter resultados. Responder e-mails, atender ligações, participar de reuniões, ler notícias. Quais realmente trarão resultados concretos? Aprenda a dizer não para aquelas reuniões demoradas e sem objetivos bem definidos. Planeje seu dia fazendo as tarefas importantes primeiro. O período da manhã, em geral, é o momento em que a mente está mais fresca e enérgica. É comum que as tarefas menos importantes atrapalhem outras que precisam ser feitas. Para muitas isso é uma distração. É mais fácil fazer coisas que não são tão importantes. O medo costuma nos levar à procrastinação e estagnação.

3. Levante-se mais cedo

Ao longo dos últimos anos ouvi muitos relatos de pessoas otimizaram suas manhãs acordando mais cedo.  Elas chegam cedo ao escritório e usam este momento para responder a e-mails sem a distração das chamadas telefônicas. Outras pessoas optam por fazer seu treino diário. Li recentemente um artigo do Vitor Torres, CEO da Contabilizei, falando sobre os benefícios de acordar às 04:30 da manhã. Vitor relata que as primeiras horas da manhã são sempre as mais produtivas para ele. Concordo plenamente com ele. Também acordo entre 04:30 e 05:00 da manhã pelo menos 4 dias na semana. Corro no Ibirapuera, volto, medito por uns 15 minutos e antes das 7h já estou pronta para o trabalho. Sou a primeira a chegar no escritório e aproveito o silêncio para realizar algumas atividades que demandam mais concentração, como por exemplo, escrever.  

4. Faça pausas regulares

Algumas estratégias utilizam pausas planejadas para gerenciar melhor o tempo de trabalho. O Método Pomodoro, por exemplo, pressupõe o estabelecimento de um período pré-determinado de tempo para realizar uma atividade, seguido de alguns minutos de descanso. Tratam-se de blocos de 30 minutos, onde o indivíduo passa 25 minutos concentrado em uma tarefa e interrompe o processo por 5 minutos, onde o sugerido é levantar, esticar as pernas e alongar um pouquinho. Nesses 5 minutos vale qualquer coisa para distrair e relaxar um pouquinho. A cada 4 repetições, recomenda-se um intervalo de 30 minutos. É um método que alguns consideram como bastante rígido, mas cujo objetivo é maximizar a produtividade, uma vez que evita distrações e aumenta a concentração. Vale dizer que durante os 25 minutos os celulares e aparelhos conectados à internet devem ser deixados de lado, de preferência no silencioso ou no modo avião. Se atividade dos últimos 25 minutos tiver sido muito exaustiva, como a resolução de um problema mais complexo, o ideal é aumentar um pouquinho o intervalo de 5 minutos. Parece contra-intuitivo, mas realizar pausas programadas pode realmente ajudar a melhorar a concentração e reduzir a ansiedade.

5. Estabeleça prazos

Produtividade no trabalho

Embora geralmente seja comum pensarmos em um estresse como algo ruim, um nível gerenciável de estresse auto-imposto pode ser útil para manter o foco e ajudar no atingimento dos objetivos. Faça uma lista das atividades que você precisa concluir e coloque prazos para a conclusão de cada uma delas. No trabalho costumo usar o Trello como ferramenta para gerir atividades, prazos e responsáveis. Você pode criar um cartão para cada atividade e dentro dele criar pequenos checklists, permitindo inclusive que você faça entregas parciais, no casos de tarefas mais complexas. Para atividades ou projetos abertos, tente dar-se um prazo e, em seguida, cumpri-lo. Ao impor uma cronômetro pessoal, descobrimos o quão concentradas e produtivas podemos ser.  

6. Use a internet assertivamente

Muitas vezes as pessoas perdem a noção de tempo quando estão online. Dada a sobrecarga de informações, as pessoas são atraídas para redes sociais, aplicativos de bate papo, são impactadas com campanhas online e raramente conseguem cumprir apenas a tarefa desejada. Pare e pense! Quantas vezes você começou a ler as notícias e acabou ficando online muito mais tempo lendo outros artigos? Quantas vezes ficou distraído pelas atualizações de amigos nas redes sociais? A hiperconexão é um dos piores inimigos da produtividade. Não há dúvidas de que a internet ajudou e muito o mercado de trabalho a evoluir. Por outro lado, o excesso de internet pode comprometer não só a performance no trabalho como nossa saúde mental. Saiba usá-la adequadamente. 

7. Planeje a sua semana

Logo que decidi empreender na área de tecnologia passei a ter contato com o conceito de scrum. Scrum é uma metodologia ágil para gestão e planejamento de projetos de software. Apesar de ter sido pensado para o desenvolvimento de projetos complexos, seus conceitos são muito bons e podem ser usados em qualquer atividade. As tarefas ou projetos que precisam ser executados devem ser listados (elaborar orçamento, escrever artigo, enviar proposta, etc). A cada nova semana você deve priorizar as atividades que precisam ser concluídas até a próxima sexta-feira e colocar os prazos para cada uma delas.

8. Feche as contas de e-mail e redes sociais

Permanecer conectada a tais contas só irá distraí-la e desperdiçar tempo, especialmente quando você tem um prazo a cumprir ou está trabalhando em um projeto importante. Interromper suas tarefas a todo instante para checar as mensagens pode provocar muita distração e impedi-la de realizar trabalhos que exigem mais foco e atenção. Seja sistemática e adote intervalos razoáveis para verificar sua caixa de entrada. Aproveite para organizar sua caixa de e-mails e programar o arquivamento automático de conteúdos menos importantes. Se você é gestora de um time, verifique se não está sendo copiada em e-mails desnecessários. Converse com a equipe e verifique quais assuntos realmente merecem ter você em cópia. Isso vai melhorar as condições de trabalho e aliviará a carga de e-mails recebidos por todos. Também reduza o tempo que passa em sites aleatórios e redes sociais.

9. Mude o seu pensamento

“Estou tão ocupada” e “Não tenho tempo para nada” são comentários negativos que certamente mantêm você se sentindo sobrecarregada. Quando afirmamos “eu não tenho tempo” de certa forma estamos dizendo para nós mesmas “eu não tenho vida”. Faz sentido? Por que não pensar assim: “vou fazer bom uso do tempo que eu tenho” ou “eu só posso fazer tanto em um dia e eu me certificarei de que eu realize o que é razoável hoje”.

10. Mantenha o seu ambiente limpo e organizado

Produtividade no trabalho

Uma mesa desordenada irá distraí-la, assim como uma casa bagunçada. Quando organizamos nossas coisas, também fazemos um movimento de organização psíquica. É sabido que ambientes desorganizados geram estresse por conterem grande quantidade de informações que confundem o cérebro. O estresse constante, por exemplo, pode comprometer a saúde física, potencializar o aparecimento de hipertensão, aumentar as taxas de mau colesterol, favorecer o tabagismo e o consumo de álcool. Logo, ter um ambiente de trabalho e uma vida mais organizada significa ter uma vida mais saudável.   

Há um livro, de uma escritora japonesa chama Marie kondo, que já vendeu milhões de cópias, chamado “A mágica da arrumação”. Um dos pontos abordados pela autora é a reflexão sobre felicidade que cada objeto nos traz. O livro tem base nos conceitos de Feng Shui e afirma que ambientes mais organizados possuem energia melhores e trazem mais alegria. Ao manter as coisas em ordem, você manterá as informações organizadas na sua cabeça e vai minimizar a possibilidade de perder itens e ter que gastar o tempo procurando por eles.

Que tal aproveitar esta semana para fazer mudanças e começar a maximizar seu tempo?

Imagem: Pexels


E o que vocês responderiam a essa pergunta aqui abaixo, feita por uma de nossas usuárias do Clube Superela?

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